はじめに
『ペイフォワードパントリーシステム』は、日本フードリカバリー協会が無償で提供する『公共冷蔵庫』を運営・管理する上で必要な機能を持っているシステムです。
『困窮者支援活動団体』のみが利用できます。また、ご利用には、審査があります。
準備するもの
- ホームページ（フェイスブック、インスタでも可）
- メールアドレス（お問い合わせ用）
- 電子ロック
- 倉庫
- 棚
- 利用者の範囲の決定
利用者の範囲の決定
利用者の範囲は、各団体で決めることが可能です。ペイフォワードパントリーで決められている範囲は、食品寄付提供者との合意書の中で決めています。その範囲を超える際は、独自で、寄付提供者との間で提供する範囲の合意書を作成してください。
各スタッフのアカウント作成と権限設定
まず、公共冷蔵庫を管理するスタッフの登録をします。
ボランティアスタッフは『アルバイト』
運営スタッフは『社員』
責任者を『管理者』とすることを推奨しています。
| 機能項目 | アルバイト | 社員 | 管理者 |
|---|---|---|---|
| 商品登録 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 在庫管理 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 通達の確認・投稿 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 利用者情報の閲覧・編集 | × | 〇 | 〇 |
| 提供者情報の閲覧・編集 | × | 〇 | 〇 |
| 利用者の新規利用申請の承認 | × | × | 〇 |
| 提供者の利用申請の最終承認 | × | × | 〇 |
| アルバイトの管理（追加・編集・削除） | × | 〇 | 〇 |
| スタッフの追加・権限付与 | × | × | 〇 |
| 全機能の利用 | × | × | 〇 |
解錠管理
公共冷蔵庫の電子ロックで設定した番号を登録します。ナンバーでの表示、QRコードでの表示を選択することができます。
お知らせ情報管理
利用者の方が、マイページを開いた際に、常に表示されるメッセージになります。状況に応じてご利用ください。
例：〇月〇日よりオープンします。等
メールテンプレート管理
利用者の方や、提供者の方へ、登録を承認した際、非承認とした場合に自動返信するメッセージを設定します。
登録承認のメッセージには、ログイン画面のURLを貼ることをお勧めしています。
登録非承認のメッセージには、再度問い合わせするメールアドレスの貼り付け（写真が不鮮明な時などに使用）、公共冷蔵庫の利用対象にならなかったときでも、他の困窮者向けのサポートサービスの情報を貼ることをお勧めしています。
提供者の登録時のメッセージは、寄付食品の受付の場所、受付の時間帯を載せることをお勧めしています。
商品マスタ管理
最初に、在庫管理の方法を決めることが必要です。
PFPシステムでは、バーコードを使った単品管理とカテゴリー管理を選択できます。
バーコードを使った単品管理では、商品の在庫も正確に把握ができる事がメリットです。個別の商品名、商品重量の登録が必要となります。
カテゴリー管理は、単品ごとに登録の手間を省くことができます。
コミュニティフリッジ草加では、カテゴリー管理を採用してます。
- 食品（食品300g）
- 菓子（菓子200g）
- 飲料（大2000g・小500g）
- 米（1㎏1000ｇ、2kg2000ｇ、3㎏3000ｇ、5㎏5000ｇ）
- 日用品（日用品300ｇ）
- その他（その他300ｇ）
上記の項目と、目安のｇ数で設定しています。
商品登録、商品の出庫処理、定期棚卸
食品が寄付され、公共冷蔵庫に並べる際に商品登録をします。提供者の情報が必須となります。利用者の方が、正確な出庫処理をしないと在庫がずれるため、公共冷蔵庫内の在庫と、表示される在庫が一致しているか定期的に棚卸が必要となります。（商品在庫数は、利用者からみることができます）
利用者、提供者の募集
団体のHP（フェイスブック、インスタ等）に、申込フォームのURLを貼り付けてください。利用者、提供者の方はこちらから申し込んでいただきます。管理者側から、利用者登録、提供者登録をすることも可能ですが、合意書にチェックを入れてもらう必要があるので、基本、登録して頂く形をお勧めしています。
【利用者管理】【提供者管理】（個人、団体）から、申込の状況を確認します。申し込み情報を確認し、チェックをして、承認、非承認を選択してください。
通達
利用者、提供者へ一斉メール、対象者を選択したメールを送ることができます。こちらは送信専用のメールアドレスとなります。返信が必要な内容の場合は、返信用のメールアドレスを載せてください。
メールの対象者として表示されるのは、メールの受け取りを許可した方、アカウント登録が登録済みの方だけです。退会済みのかた、申請中の方は対象となりません。
利用者の管理
利用者管理の情報管理から、情報を変更できます。アカウント状態の管理（有効、無効）を設定することができます。
ウィッシュリスト管理
利用者の方から、こんなものが欲しいというリクエストが届きます。
提供者の方に伝えるのに適切であると判断したものは承認すると、提供者の方も、ウィッシュリストを見れるようになります。
導入をご検討の方へ
まずは、説明を聞いてみたいという方でもお気軽にお問い合わせください。